BESCHWERDE- UND MELDEVERFAHREN GEM. HINWEISGEBER­SCHUTZGESETZ (HINSCHG)

VIAFON GmbH
Landsberger Allee 117 A
10407 Berlin

viafon@viafon.de
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Tel. 030 – 240 41 420
Fax 030 – 240 41 810

Wer kann Hinweisgeber sein?

Jeder kann Hinweisgeber sein.

Nach § 1 (1) ist der Bereich der nach dem HiSchG geschützten Personen weit gefasst und beinhaltet alle natürlichen Personen, die im Zusammenhang mit ihrer beruflichen Tätigkeit Informationen über Verstöße erlangt haben und diese melden.

Darüber hinaus werden alle Personen geschützt, die von der Meldung betroffen sind.

Was kann gemeldet werden?

Jeder Verstoß gegen Gesetze oder interne Vorschriften.

Wir nehmen jede eingegangene Meldung oder Beschwerde ernst. Vor der Hinweisgabe sollte sich von der Richtigkeit der Meldung überzeugt werden.

Meldekanäle

Textform per Email: whistleblowing@viafon.de

mündlich per Anrufbeantwortersystem: +4930509321999

Auf Wunsch des Hinweisgebers kann über diese beiden Wege ein persönliches Treffen vereinbart werden.

Eine Eingangsbestätigung erfolgt spätestens 7 Tage nachdem die Meldung eingegangen ist.

Empfänger der Meldung

Die zentrale „Meldestelle der VIAFON“ erhält sämtliche Meldungen und Beschwerden und berichtet diese an den Chief Financial Officer.

Nach Prüfung der Meldung durch die Meldestelle, wird sie soweit möglich Kontakt mit dem Hinweisgebenden aufnehmen, um ggf. aufklärende Informationen zu erfragen.

Die Mitarbeitenden der zentralen Meldestelle sind unparteiisch, für ihre Aufgaben spezialisiert und zur Verschwiegenheit verpflichtet.

Vertraulichkeit des Hinweisgebers sowie Dritter

Die Identität der hinweisgebenden Person sowie aller von der Meldung betroffenen Personen wird gewahrt.

Eine Offenlegung der Identität gegenüber anderen Personen erfolgt nur nach ausdrücklicher Zustimmung der betroffenen Personen.

Bearbeitung und Fristen

Nach Prüfung der Meldung werden entsprechende Folgemaßnahmen in die Wege geleitet.

Die hinweisgebende Person wird innerhalb von 3 Monaten über ergriffene Folgemaßnahmen sowie die Gründe für diese informiert.